一張照片的背后
10月7日上午，一張照片在師生的朋友圈里流傳開來。照片上是一位面容慈祥、頭發(fā)花白的老人，手上拿著一個信封，上面寫著“祝母校60歲生日快樂”。
　　這位老人是我校水文地質(zhì)專業(yè)57級校友，一位家境普通的70多歲退休職工，自己專程從廣州來長沙為母校慶生。照片上的信封里裝著她捐贈母校的2萬元。
　　“一定要找到她！”活動辦主任周艷紅說。
　　從看到這張照片開始，活動辦工作人員一路順藤摸瓜，聯(lián)系長沙、廣州的同學家人，直到7號晚上11點，終于知道了老人的手機號碼，但電話打過去卻提示已停機！“會不會是電話欠費停機了？”活動辦副主任李志源立刻給老人的手機充了100塊錢話費，又一次打了過去?！拔?？”電話接通了！全部人都舒了一口氣。
　　“當我們得知老人住在火車站旁邊的小旅館時，心里很不是滋味?！被顒愚k鄭延恒老師說。他們提出要接老人來學校，為她安排食宿接待，老人卻再三表示不用麻煩學校，拗不過老人的意愿，活動辦只能給她安排了一位學生志愿者對接服務。
　　第二天上午，工作人員終于和他們牽掛了一天的周美玉老人見面了。老人居然又捐贈了2萬元！她笑著說：“能為母校發(fā)展出一份力，我十分自豪！我希望她越來越好?！倍以俅螆猿志芙^活動辦為她安排食宿，“學校60周年這么大的事，要忙的事很多，不給學校添麻煩是我唯一的要求！”然后，她握著周艷紅主任的手說出了自己一個小小的心愿：“我想進紀念大會會場看看?！?br>　　大會當天，老人和當年的老同學們聚在一起有說有笑，眼里滿滿都是眷戀和滿足。
　　周美玉的兒子介紹，老人一直心系母校，關注著母校的發(fā)展，“校慶50周年的時候，她也過來捐過款?！?br>　　這是活動辦在組織這次60周年紀念活動中的一個小故事。
　　前前后后參與校慶活動的各方人士達數(shù)萬人，作為負責此次紀念活動的職能部門，活動辦在短短七個月的時間里，從前期的整體策劃、方案制定、機構設置、人員調(diào)配，到中期各個活動的陸續(xù)開展，各部門之間協(xié)調(diào)，活動人員和場地調(diào)度，再到后期的活動總結(jié)、材料匯總、賬目清理，全程參與活動的每一個細節(jié)，及時處理每一個意想不到的事件和變化。
　　考慮到七八十歲的校友不能過多行走，活動辦安排了他們在不用爬樓梯的圖書館小會議室觀看現(xiàn)場直播，專門配備了相關學院、圖書館、離退休處的工作人員陪同照料?！?6級校友黃美媛與06級校友廖羽因校慶結(jié)緣，他們相約母校七十周年時再聚，校友戴老師帶著生病的孩子全程參與師生聯(lián)誼晚會……這種不分年齡、不分年級的濃濃情懷，也時刻感動著我們?！被顒愚k鄭老師說。
　　為了各項紀念活動的圓滿，熬夜趕工、每日八點例會對活動辦來說早已是工作常態(tài)。傳達室黃師傅實在無法每天深夜開門，只好配一把小門鑰匙專供活動辦出入。
　　除了精心組織、統(tǒng)籌安排，思想的匯聚也是活動辦的另外一個標簽?！稗k學六十周年的紀念其實只是一個載體，一切的精心安排都是為了紀念活動的成功，為了讓每一位校友感受到學校的發(fā)展變化和回家的溫暖，鼓舞在校師生為學校創(chuàng)建‘雙一流’更加奮力拼搏，把長沙理工大學的辦學精神繼續(xù)傳承和弘揚下去?！敝芷G紅說。
他們的接待“零差評”
　　“接待組的任務多而雜，需要顧及到來賓的吃、住、行等方面，而且校友們年齡階段不同，有的行動不便，有的老校友說方言不太容易理解，因此我們設置了‘一對一’的方式來進行服務。”接待組負責人之一、招就處副處長丁力說。
　　事實證明，他們的接待是“零差評”！
　　早在校慶前一個月，接待組就開始對學生志愿者們進行培訓，對聯(lián)系和接待校友時的服務和禮儀做了嚴格的要求，連交流的短信內(nèi)容都有嚴格規(guī)范，“第一條該怎么發(fā)，第二條該怎么發(fā)，一直到校慶結(jié)束，校友和嘉賓們離校，都有相應的短信發(fā)送，這樣才可以精準確認每一位校友的信息?！?br>　　確實，接待組工作難度最大的地方就在于信息的更新頻率高?！敖?jīng)常會遇到一條短信發(fā)過去過了幾天才回的情況。但我們并沒有因此影響接待質(zhì)量，每一天都會更新嘉賓回執(zhí)情況，確認信息，保證接待工作的順利進行?！倍×蠋熜χf。
　　與56級校友黃美媛奶奶對接的李東城同學表示：“雖然犧牲了一些課余時間進行培訓，但是想到能親眼見到校友幾十年后重返母校，追憶往昔的同時也領略母校如今的成就和風采，我們這點犧牲就不算什么了?！痹诩o念大會的排練中，李東城陪伴著黃奶奶一次次的熟悉臺本和走位，一遍又一遍枯燥的練習，沒有一點不耐煩。
　　紀念活動當天，天還沒亮，志愿者們就跟隨接待組安排的車輛前往校友和嘉賓們所住的酒店，幫助他們熟悉流程和路線。
　　有一位校友的電話始終沒有接通，大會入場券也還沒有送到他的手中，接待組的老師和同學心急如焚，擔心校友在安保嚴格的大會現(xiàn)場吃閉門羹。為了保證校友能順利參加紀念大會，志愿者一直在會場們口等候，最終幫助因公事而未能及時趕到的校友順利參加紀念大會。
　　萬全的準備和隨機應變的能力是解決突發(fā)情況時最有力的保障。在晚上的師生聯(lián)誼晚會開始之前，有十幾位57級的校友聚在一起給接待組來電，說在南門口找不到晚會地點，想要尋求幫助，接待組誤以為他們在步行街的南門口，連忙派了車去接，溝通得知原來是在學校的南門門口，接待組又馬上派車到學校南門接應。
　　一些沒有回函確定會來校慶的校友突然到訪是最緊急的情況之一。“我們要臨時安排志愿者跟進校友的行程安排，為他們安排住所、熟悉活動等等，但我們的宗旨卻一直都沒有變，那就是：只要是校友來了，我們就一定要讓他感受到回家的溫暖，不管何時何地?！?br>一切為了這個“家”
　　“我們負責校慶捐贈物資統(tǒng)計和校友之家展覽館的建設?！毙Ｓ押献魈幍膭⒌匣劾蠋熃榻B道。
　　從去年開始，校友合作處就著手全國各地校友會的聯(lián)絡、走訪、換屆等工作。但為了讓校友們回家、回家以后感受到家的溫暖，他們付出得更多。
　　在校友基金的接收與管理上，他們采取了新的形式?！拔覀冞@次利用微信紅包進行校慶捐款，各地的校友會都自發(fā)地參與進來。上海校友會的微信群在一周之內(nèi)就實現(xiàn)200多人共50多萬元的捐贈?！?br>　　除了成立和規(guī)范校友基金會，“校友之家”建設也是校友合作處工作的重中之重。
　　校友之家是學校八月份才批準建設的校友捐贈物資展覽室以及校友檔案庫，場館中陳列著校友們捐贈的各類紀念品。值得一提的是，校友之家有一位專門的清潔工人，是一位擔任保潔公司經(jīng)理的校友派來的，工資全權由他負責。“大家捐贈的物品五花八門，但都是我們需要的，他們都樂于為母校出一份力。”
　　校友之家做了一件非常有意義的事情，那就是為每一位校友建立了電子家譜，四十多萬校友的紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)全部錄成電子檔，這份工作由校友之家志愿者和工作人員在兩個多月的時間里完成。在此之前，校友的搜尋都要到紙質(zhì)檔案庫里一卷一卷翻閱，現(xiàn)在只需要在電腦上打開資料庫就能搜索到學生所在班級、同班同學等基礎信息。
　　這個過程不僅僅是繁瑣。有的校友檔案不完整，于是校友之家的志愿者們采用了最原始的方法———親自給校友打電話讓他們回憶自己同班同學的信息。志愿者隊長錢晨放棄了大四實習的機會，堅守在自己的崗位，終于帶領志愿者完成了數(shù)據(jù)的錄入、校對等細節(jié)工作，“這項工作實在是太重要了，我們從此以后有了一份從建校開始最完整的家譜?！保▽W生記者 陳思宇 王秋錦 楊超 蔡琪）