風(fēng)起，冬至。北京到了最寒冷的時(shí)候，而燕園卻依然溫暖熱鬧。對外交流中心剛送走了某個(gè)重要會(huì)議的成員，裝飾溫馨的圣誕樹又迎接著新來的客人；百周年紀(jì)念講堂的演出也才落幕，夜色里人們還在興致高昂地談?wù)撝鴦偛诺墓?jié)目；勺園的留學(xué)生公寓，異國他鄉(xiāng)的學(xué)生感受著家的溫暖；中關(guān)新園依然在建設(shè)中，部分落成的建筑已經(jīng)開始迎來送往……我們?nèi)绱耸煜さ倪@一切，是北京大學(xué)會(huì)議中心在運(yùn)作的。這個(gè)在背后默默奉獻(xiàn)卻不曾張揚(yáng)的機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一管理著對外交流中心、百周年紀(jì)念講堂、勺園和中關(guān)新園，自1999年起便為北京大學(xué)提供著優(yōu)質(zhì)周到的服務(wù)，并逐漸成為學(xué)校對外交流的重要窗口和平臺(tái)。
10年的時(shí)間，蹣跚學(xué)步的孩子可以成長為翩翩少年；青嫩的幼苗可以成長為參天大樹；會(huì)議中心在不懈努力和辛勤耕耘下取得了巨大的成績。再回首，歲月與成長相伴，坎坷與收獲相擁。漫漫風(fēng)雨征程中，中心人繼續(xù)耕耘著，期待開啟未來嶄新的篇章。
十年磨一劍
1999年，燕園未名湖畔的葉子剛剛變了黃，未名湖水開始變了冷，北京大學(xué)會(huì)議中心于秋意盎然間開始了新的生命。對外交流中心、百周年紀(jì)念講堂、勺園和隨后加入的中關(guān)新園組成了它的血肉，公開聘任的員工編織出了它的脈絡(luò)，一個(gè)全新的有機(jī)體就這樣誕生了。10年過去了，會(huì)議中心是學(xué)校外事接待的重要窗口，是北大學(xué)子汲取精神財(cái)富的藝術(shù)殿堂，是專家學(xué)者和留學(xué)生們溫馨的住所。站在10年的延伸線上回望，最溫暖的是辛苦過后的笑臉，最感人的是面對挑戰(zhàn)時(shí)的拼搏，最不能忘記的是這10年中所有的努力。而
今邁步從頭越
1999年北京大學(xué)為啟動(dòng)“985工程”，于創(chuàng)建世界一流大學(xué)進(jìn)程初期進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革，為更好地適應(yīng)學(xué)校發(fā)展需要，更新機(jī)制，整合資源，增強(qiáng)服務(wù)功能和整體綜合實(shí)力，決定設(shè)立會(huì)議中心。自此，會(huì)議中心踏上了探索與收獲并存的10年磨劍路。
自創(chuàng)建伊始，針對為什么要建立會(huì)議中心、建立什么樣的會(huì)議中心等基本問題，學(xué)校明確提出會(huì)議中心要與我校創(chuàng)建世界一流大學(xué)的目標(biāo)相適應(yīng)，堅(jiān)持提供高水平、專業(yè)化服務(wù)的根本宗旨。會(huì)議中心的性質(zhì)是實(shí)行企業(yè)化管理、集多種功能于一身的專業(yè)化服務(wù)實(shí)體。會(huì)議中心的主要工作職責(zé)，一是組織承辦各類會(huì)議，開展多種形式的對外學(xué)術(shù)文化交流活動(dòng)；二是經(jīng)營管理文化活動(dòng)場所，組織各類群眾文化藝術(shù)活動(dòng)；三是為外國專家、留學(xué)生和其他中外賓客提供住宿、餐飲等服務(wù)。
根據(jù)學(xué)校決定，組建時(shí)的會(huì)議中心由對外交流中心、百周年紀(jì)念講堂和勺園三個(gè)部分組成，并以不同的形式進(jìn)入。對外交流中心從國際合作處剝離出來，在新的理科樓群場地開辟了新的戰(zhàn)場；除多功能廳外基本完工的講堂被接手過來，面向全校公開招聘，以原工會(huì)電影隊(duì)、黨委宣傳部廣播站工作人員為主，組建了全新的百周年紀(jì)念講堂員工隊(duì)伍；其時(shí)已經(jīng)運(yùn)轉(zhuǎn)了近20年之久的勺園全部機(jī)構(gòu)和人員整體建制轉(zhuǎn)入會(huì)議中心，成為規(guī)模最大的組成部分。三個(gè)地理位置并不接近的機(jī)構(gòu)，在燕園內(nèi)形成了一個(gè)整體，這是屬于北大的“窗口”，北大的國際化會(huì)議中心。
在初建時(shí)期，對外交流中心每年承辦10多個(gè)國際學(xué)術(shù)會(huì)議，接待200多批研修、旅游團(tuán)隊(duì)，會(huì)場使用從2000年1,000多場3萬多人次增加到2002年2,000多場14萬多人次；講堂2002年承辦會(huì)議活動(dòng)120場15萬人次，文藝演出99場觀眾14萬人次，放映電影253場觀眾30萬人次；勺園長住專家和留學(xué)生規(guī)模穩(wěn)定，年住房率保持在83%左右，每年約30萬人次就餐。
隨著需求的持續(xù)增長，會(huì)議中心在時(shí)間緊迫、任務(wù)艱巨的情況下，于2003年7月又接收了第四個(gè)“窗口”——中關(guān)新園。面對這一新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，會(huì)議中心積極應(yīng)對，組織干部深刻理解重大責(zé)任和深遠(yuǎn)意義，調(diào)集各部門力量抓緊開展全面接收和準(zhǔn)備起步的各項(xiàng)工作。中關(guān)新園6-9號(hào)樓已從2008年上半年起陸續(xù)投入使用，1-5號(hào)樓施工建設(shè)接近尾聲。
至此，會(huì)議中心形成了持續(xù)至今的四部門全面服務(wù)的格局，將先進(jìn)的“會(huì)議”管理理念與服務(wù)品質(zhì)引入校園，整合校內(nèi)資源，在北京大學(xué)優(yōu)越的環(huán)境中發(fā)展出具有自身特色的專業(yè)化會(huì)議管理與接待服務(wù)體系，不斷滿足學(xué)校創(chuàng)一流進(jìn)程中日益增長的全方位、高層次、多形式對外交流活動(dòng)需求。
北大是“常為新”的。“會(huì)議中心”突破傳統(tǒng)的“會(huì)議”概念，集學(xué)校開展對外學(xué)術(shù)文化交流相關(guān)的會(huì)議組織承辦服務(wù)、會(huì)場使用管理服務(wù)、校園文化活動(dòng)組織承辦服務(wù)和涉外生活接待服務(wù)等多種功能于一身，極大豐富了與“會(huì)議”相關(guān)的專業(yè)化服務(wù)內(nèi)涵，明顯區(qū)別于一般的高校后勤接待服務(wù)，在當(dāng)時(shí)的全國高校中“獨(dú)樹一幟”，走上了創(chuàng)立品牌的新路程。
無規(guī)矩不成方圓
會(huì)議中心能夠成為一個(gè)具有活力、持續(xù)發(fā)展的專業(yè)化實(shí)體，并非簡單依靠熱情和資源優(yōu)勢。唯有建立完善的制度，運(yùn)用先進(jìn)的管理機(jī)制和運(yùn)行機(jī)制，才能在“規(guī)矩”的調(diào)控和自我創(chuàng)新下，提升自我品牌，創(chuàng)造良好效應(yīng)。因此，從會(huì)議中心創(chuàng)始，對規(guī)矩的完善和制度的建設(shè)便始終是中心工作中的重要環(huán)節(jié)。
在長期的探索實(shí)踐中，會(huì)議中心形成了一套完整的體系：設(shè)理事會(huì)代表學(xué)校管理會(huì)議中心，實(shí)行理事會(huì)領(lǐng)導(dǎo)下的主任負(fù)責(zé)制，確定校內(nèi)專業(yè)化服務(wù)實(shí)體的性質(zhì)，采用事業(yè)單位企業(yè)化管理的模式。
會(huì)議中心理事會(huì)由學(xué)校主要職能部門負(fù)責(zé)人、會(huì)議中心主要服務(wù)對象（部門或團(tuán)體）負(fù)責(zé)人和教師代表組成；學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)任理事長，部分職能部門負(fù)責(zé)人和會(huì)議中心主任任副理事長；理事會(huì)負(fù)責(zé)制定和修改《北京大學(xué)會(huì)議中心章程》，通過有關(guān)規(guī)章和管理辦法，聽取和審議會(huì)議中心工作報(bào)告，討論和決定會(huì)議中心重大事項(xiàng)等。理事會(huì)的設(shè)立有利于會(huì)議中心保持與學(xué)校的密切聯(lián)系，有利于把握整體工作思路和發(fā)展方向，有利于獲得優(yōu)良的工作條件和發(fā)展環(huán)境，有利于了解服務(wù)對象的意見和需求。
會(huì)議中心主任、副主任由學(xué)校聘任；日常執(zhí)行機(jī)構(gòu)是主任辦公會(huì)，主要任務(wù)是討論制定會(huì)議中心的工作計(jì)劃、年度預(yù)算和發(fā)展規(guī)劃，研究解決日常工作中出現(xiàn)的各類問題，根據(jù)權(quán)限研究決定機(jī)構(gòu)、干部調(diào)整，協(xié)調(diào)中心內(nèi)部工作關(guān)系等。實(shí)行主任負(fù)責(zé)制有利于堅(jiān)持集體領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)議中心整體在重大問題上協(xié)調(diào)一致，有利于主任班子充分行使職權(quán)，提高工作效率，有利于促進(jìn)主任班子成員不斷提高自身素質(zhì)和工作能力，有利于統(tǒng)籌兼顧和各部門間相互交流溝通。
既非完全事業(yè)單位、又不同于純粹企業(yè)、處于“中間地帶”的特點(diǎn)，使會(huì)議中心能夠較好地?cái)[脫行政事業(yè)單位的束縛與困境，又避免了純粹企業(yè)過于商業(yè)化的傾向帶來的弊端，較好地處理接受行政領(lǐng)導(dǎo)支配與實(shí)現(xiàn)有償服務(wù)的關(guān)系，做到以有償、低償與無償服務(wù)相結(jié)合的方式，最大限度地滿足不同方面、不同活動(dòng)的需求。這種獨(dú)特性，使得會(huì)議中心這樣的專業(yè)化服務(wù)實(shí)體，在堅(jiān)持服務(wù)宗旨、實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)上，能夠更為有力地滿足教學(xué)科研、人才培養(yǎng)、對外交流的需求，能夠通過有償服務(wù)盡可能多地創(chuàng)造效益，盡力回報(bào)學(xué)校。
10年當(dāng)中，這套先進(jìn)的管理機(jī)制和運(yùn)行機(jī)制在會(huì)議中心的運(yùn)轉(zhuǎn)中發(fā)揮著重要作用，給予了會(huì)議中心更廣闊的發(fā)展空間。管理的靈活和聯(lián)結(jié)紐帶的有效性使得會(huì)議中心各項(xiàng)職能工作得以順利進(jìn)行，上通下達(dá)、協(xié)調(diào)能動(dòng)，獨(dú)特的模式推動(dòng)著會(huì)議中心發(fā)展壯大。
與此同時(shí)，中心充分利用優(yōu)勢資源，通過專業(yè)化服務(wù)實(shí)現(xiàn)獨(dú)立核算、自負(fù)盈虧、自我積累和發(fā)展。這一模式是高校專業(yè)化服務(wù)保障部門改革的新嘗試，與有些高校后勤社會(huì)化的根本區(qū)別在于不是“一化了之”，而是扎根校內(nèi)，以我為主，注重實(shí)效，確保學(xué)校的主旨與利益，確保資源的成功整合與持續(xù)發(fā)展，既最大限度減輕了學(xué)校行政事業(yè)負(fù)擔(dān)，又有力推動(dòng)了會(huì)議中心這樣的專業(yè)化部門在管理理念、服務(wù)意識(shí)、經(jīng)營方式、競爭能力、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)上盡量與社會(huì)先進(jìn)水平接軌，增加發(fā)展壓力的同時(shí)給予發(fā)展動(dòng)力，最大限度地調(diào)動(dòng)積極性，使單位和個(gè)人都得以在新機(jī)制中煥發(fā)生機(jī)。
在員工管理上，會(huì)議中心通過制定、修訂《員工手冊》、《崗位職責(zé)》等規(guī)章制度，使管理工作和業(yè)務(wù)活動(dòng)有章可循，細(xì)化工作流程，強(qiáng)化規(guī)范操作。不同部門結(jié)合自身特點(diǎn)，通過貫徹ISO9001國際質(zhì)量管理認(rèn)證體系、實(shí)行食品衛(wèi)生量化分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、完善具體工作流程等具體措施，積極推進(jìn)制度建設(shè)，進(jìn)一步提高了管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度。同時(shí)，加強(qiáng)人力資源開發(fā)與管理，規(guī)范員工聘用程序，嚴(yán)格執(zhí)行《勞動(dòng)合同法》，保障員工權(quán)益。
正是通過逐步建立管理和專業(yè)化服務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)，完善規(guī)章制度，會(huì)議中心內(nèi)部管理日趨嚴(yán)格規(guī)范。管理理念和方法的不斷更新，各部門在會(huì)議中心整體框架下加強(qiáng)交流與融合，為會(huì)議中心的發(fā)展建設(shè)提供了制度支持和運(yùn)行保障。
百學(xué)須先立志
倘若說制度建設(shè)有如規(guī)矩限定了方圓，行路設(shè)定了軌跡，那么思想文化的作用，便是這規(guī)矩能否成就方圓、行路能否遵循軌跡的指針。干部員工文化建設(shè)的加強(qiáng)、管理水平的提高，對會(huì)議中心的順利運(yùn)轉(zhuǎn)起著至關(guān)重要的作用。
中心一方面以思想引領(lǐng)為先導(dǎo)，堅(jiān)持組織干部員工學(xué)習(xí)校領(lǐng)導(dǎo)講話精神，不斷增強(qiáng)主體意識(shí)，增強(qiáng)服務(wù)學(xué)校大局、做好會(huì)議中心工作的使命感和事業(yè)心；一方面通過讀書、征文、知識(shí)競賽、群眾性工作總結(jié)等活動(dòng)讓干部員工對校史校情更加了解。這種方式增強(qiáng)了員工思想與北京大學(xué)背景、底蘊(yùn)、理念的融合，為凝聚人心提供思想保障。自2008年起，在會(huì)議中心范圍內(nèi)統(tǒng)一組織了年度總結(jié)表彰，通過樹立先進(jìn)典型，增進(jìn)了部門之間的互動(dòng)，增強(qiáng)了員工的榮譽(yù)感和成就感，增強(qiáng)了團(tuán)隊(duì)的凝聚力和向心力，推動(dòng)了基層班組建設(shè)，同時(shí)對于優(yōu)良風(fēng)氣在中心的倡導(dǎo)，如愛崗敬業(yè)、扎實(shí)工作、努力學(xué)習(xí)、不斷創(chuàng)新等精神的弘揚(yáng)有著積極的作用。表彰先進(jìn)活動(dòng)成為增強(qiáng)會(huì)議中心整體性、完善激勵(lì)機(jī)制、健全獎(jiǎng)勵(lì)制度、營造健康向上和諧氛圍的一項(xiàng)重要舉措。
另一方面，會(huì)議中心以部門文化為基礎(chǔ)，積累精神財(cái)富。長期以來，中心經(jīng)過積淀形成了各具特色的部門文化，但在這種多樣性的基礎(chǔ)上，中心并沒有放棄把穩(wěn)步推進(jìn)構(gòu)建優(yōu)良企業(yè)文化作為各個(gè)部門的共同目標(biāo)。對外交流中心秉承“誠信第一、服務(wù)至上、超越自我、創(chuàng)新思變、高效敬業(yè)、追求完美、團(tuán)隊(duì)合作、以人為本、勤儉節(jié)約、完善品牌”的原則，適時(shí)提出“樹立中心文化，培訓(xùn)新生力量，搭建完美平臺(tái)，創(chuàng)造嶄新業(yè)績”的奮斗方向；講堂以“回報(bào)學(xué)校，服務(wù)師生”為宗旨，圍繞“出精品、創(chuàng)品牌”的工作思路，樹立“以人為本，科學(xué)管理，服務(wù)師生，繁榮文化”的工作理念；勺園大力倡導(dǎo)發(fā)揚(yáng)艱苦奮斗、愛崗敬業(yè)、顧全大局、以客為本、精益求精、齊心協(xié)力、敢打硬仗、不斷創(chuàng)新的精神，在實(shí)踐中形成了自身的優(yōu)良傳統(tǒng)；中關(guān)新園注重在園區(qū)和隊(duì)伍建設(shè)的工作中，突出北京大學(xué)獨(dú)特的教育背景與文化內(nèi)涵，利用會(huì)議中心的資源和優(yōu)勢，強(qiáng)化融入北大文化、完成學(xué)校使命的意識(shí)，提出“傳承北大百年文化，秉持會(huì)議中心服務(wù)傳統(tǒng)，借鑒社會(huì)酒店成功經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)建園區(qū)特有品牌”的文化理念。
會(huì)議中心文化建設(shè)的完善和文化理念的明確，為中心提供了思想保證、精神動(dòng)力和智力支持，在中心提升核心競爭力，提升品牌、執(zhí)行力和效益水平的過程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。
和而不同是為美
美是兼收并蓄，美是和諧統(tǒng)一。作為整體的會(huì)議中心，是由具有不同特點(diǎn)和優(yōu)勢的部門組成。如何在建立統(tǒng)一實(shí)體的同時(shí)保持原有的優(yōu)勢，如何協(xié)調(diào)不同部門既服從全局，又進(jìn)一步提升自身實(shí)力，會(huì)議中心一直努力嘗試并通過探索和實(shí)踐取得了驕人成績。
萬紫千紅總是春
對外交流中心有著光滑的大理石地面、燈光閃爍的天棚和寬敞明亮的房間，營造了一個(gè)舒適的會(huì)議環(huán)境；百周年紀(jì)念講堂傲然矗立，能容納兩千余人集會(huì)；勺園作為有著近30年歷史的接待單位依舊優(yōu)雅親和，接待著來自全國各地的訪問學(xué)者；中關(guān)新園用嶄新的面貌為專家學(xué)者和留學(xué)生們提供著舒適如家的住處。四處“窗口”各有所長，但又秉持共同的理念：堅(jiān)持精益求精，不斷創(chuàng)新求進(jìn)。
會(huì)議中心從實(shí)際狀況出發(fā)，在確保服務(wù)宗旨、管理思想、經(jīng)營理念、發(fā)展目標(biāo)等重大原則問題高度統(tǒng)一的前提下，充分尊重所屬各部門原有的工作基礎(chǔ)，為繼續(xù)發(fā)揮各自優(yōu)勢提供寬松的環(huán)境和發(fā)展空間。中心不急于搞管理上的“一刀切”，也不片面追求形式上的整齊劃一，從各部門不斷發(fā)展的實(shí)踐成果中尋找經(jīng)驗(yàn)，用這種經(jīng)驗(yàn)來推動(dòng)會(huì)議中心的整體發(fā)展，進(jìn)而在發(fā)展中逐步對會(huì)議中心的整體管理和對外形象進(jìn)行調(diào)整、優(yōu)化和規(guī)范，從而使得會(huì)議中心能更好體現(xiàn)整體綜合優(yōu)勢。
對外交流中心以成為“國際教育交流的窗口，北大走向世界的平臺(tái)”為目標(biāo)，不斷拓展業(yè)務(wù)，致力于會(huì)場的專業(yè)化管理與高水平的會(huì)議服務(wù)，在海內(nèi)外團(tuán)體接待、會(huì)展籌備等各項(xiàng)服務(wù)方面爭取更上新臺(tái)階，始終堅(jiān)持會(huì)議服務(wù)精心設(shè)計(jì)、完善細(xì)節(jié)，從“我搭臺(tái)您唱戲”、“六星級(jí)服務(wù)”到“服務(wù)于賓客開口之前”，不斷總結(jié)規(guī)律，更新理念，提升品質(zhì)。中心會(huì)場已成為學(xué)校舉辦重要活動(dòng)的首選。
百周年紀(jì)念講堂以“弘揚(yáng)高雅藝術(shù)，繁榮校(下轉(zhuǎn)2版)
