為豐富職工文化生活，閱覽室需要添置一批圖書(shū)及文具，剛工作不久的辦公室秘書(shū)小王給領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)了一份“請(qǐng)示報(bào)告”。沒(méi)想到，領(lǐng)導(dǎo)看了一眼就退回來(lái)了，要求重寫(xiě)。
為什么要求重寫(xiě)呢？小王百思不得其解。難道是內(nèi)容有什么問(wèn)題？
小王向有經(jīng)驗(yàn)的同事請(qǐng)教，同事告訴他：“請(qǐng)示是請(qǐng)示，報(bào)告是報(bào)告，不能寫(xiě)成‘請(qǐng)示報(bào)告’”。小王這才恍然大悟，學(xué)習(xí)了行政公文寫(xiě)作規(guī)范與技巧的知識(shí)后，把“請(qǐng)示報(bào)告”改成了“請(qǐng)示”，遞了上去，獲批后把事情辦成了。
“請(qǐng)示”與“報(bào)告”都是上行文
當(dāng)前，有的宣傳干部、通訊員身兼數(shù)職，既要寫(xiě)新聞稿，又要寫(xiě)公文，有的人還分不大清楚新聞稿與公文的區(qū)別，所寫(xiě)的新聞像公文，所寫(xiě)的公文又不夠規(guī)范，需要加強(qiáng)這方面的知識(shí)與訓(xùn)練。
行政公文分為上行文、平行文、下行文、泛行文4種形式。
上行文是下級(jí)機(jī)關(guān)把公文送到上級(jí)機(jī)關(guān)。
下行文是上級(jí)機(jī)關(guān)把公文送到下級(jí)機(jī)關(guān)。
平行文是不相隸屬的、同一系統(tǒng)或不是同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)之間互送的公文。
泛行文是面向整個(gè)社會(huì)的、公開(kāi)的公文（如通知、公告）。
“請(qǐng)示”屬于上行文，如科長(zhǎng)向處長(zhǎng)寫(xiě)個(gè)請(qǐng)示、分公司向總公司書(shū)面請(qǐng)示一件事，都是上行文。
“報(bào)告”也是上行文，如去外單位交流工作回來(lái)后，向領(lǐng)導(dǎo)作個(gè)書(shū)面匯報(bào)，就可以寫(xiě)一篇“關(guān)于赴某地某單位學(xué)習(xí)交流考察的報(bào)告”。
“請(qǐng)示”和“報(bào)告”是上行文中常用的形式。然而，兩者是有區(qū)別的。
“請(qǐng)示”與“報(bào)告”的區(qū)別
有的學(xué)員在寫(xiě)行政公文中弄不清楚“請(qǐng)示”與“報(bào)告”的區(qū)別，有時(shí)搞混了，有時(shí)干脆寫(xiě)個(gè)“請(qǐng)示報(bào)告”。
其實(shí)，“請(qǐng)示”與“報(bào)告”是兩種不同的公文。
“請(qǐng)示”是下級(jí)機(jī)關(guān)或個(gè)人向上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)文。在“請(qǐng)示”中，下級(jí)提出的問(wèn)題必須是自己無(wú)權(quán)做出決定和處理的，需要上級(jí)批準(zhǔn)，這才寫(xiě)“請(qǐng)示”。其行文的基本原則是一份“請(qǐng)示”只寫(xiě)一件事情。這樣，就較方便上級(jí)機(jī)關(guān)及時(shí)研究答復(fù)。如果寫(xiě)了好幾方面的事，批復(fù)就比較繁瑣，有的同意，有的不同意，有的需要研究后再答復(fù)，這就使問(wèn)題不易得到迅速解決問(wèn)題之目的。
“請(qǐng)示”只送一個(gè)主送單位，不要多頭送。誰(shuí)能解決這個(gè)問(wèn)題就送誰(shuí)。比如，給職工辦出入證的問(wèn)題，要看出入證是誰(shuí)有權(quán)辦。如保衛(wèi)處負(fù)責(zé)此事，就向保衛(wèi)處行文；如辦公室負(fù)責(zé)此事，就向辦公室行文。如公司采購(gòu)辦公用品，是總務(wù)部負(fù)責(zé)，就向總務(wù)部寫(xiě)請(qǐng)示；如是后勤部有權(quán)批，就向后勤部寫(xiě)請(qǐng)示。
“請(qǐng)示”只是下級(jí)向上級(jí)用的公文，同級(jí)的不用“請(qǐng)示”，對(duì)下級(jí)更不用“請(qǐng)示”，也不抄送下級(jí)。
“請(qǐng)示”的結(jié)語(yǔ)應(yīng)另起一段，常用語(yǔ)句有：“特此請(qǐng)示”“當(dāng)否，請(qǐng)批示”“妥否，請(qǐng)批復(fù)”“以上請(qǐng)示，請(qǐng)予審批”或“望有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)能及時(shí)解決為盼”“以上請(qǐng)示如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各部門(mén)研究執(zhí)行”等。這些用語(yǔ)，都是在等待上級(jí)部門(mén)的答復(fù)。答復(fù)之后，才決定辦或不辦。
上級(jí)部門(mén)收到請(qǐng)示后，不論同意還是不同意，都要批復(fù)。
“報(bào)告”的種類(lèi)與寫(xiě)法
下面，再來(lái)講一講“報(bào)告”。
“報(bào)告”也是上行文，是下級(jí)部門(mén)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)的公文。這種公文經(jīng)常會(huì)用到。
報(bào)告分為主動(dòng)報(bào)告、被動(dòng)報(bào)告、例行報(bào)告。主動(dòng)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況的，叫主動(dòng)報(bào)告。下級(jí)完成上級(jí)交辦的工作而匯報(bào)，或者答復(fù)上級(jí)的詢(xún)問(wèn)而匯報(bào)，叫被動(dòng)匯報(bào)。按照工作性質(zhì)和慣例，定期的報(bào)告叫例行報(bào)告。
“報(bào)告”的內(nèi)容主要是下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)講述最近一個(gè)時(shí)期做了些什么工作，有什么情況、經(jīng)驗(yàn)、體會(huì)，存在什么問(wèn)題，今后有什么打算，有什么意見(jiàn)、建議等。按內(nèi)容分有工作報(bào)告、情況報(bào)告、調(diào)查報(bào)告、答復(fù)性報(bào)告、檢討報(bào)告等。行文上一般都用敘述方法，而不是像“請(qǐng)示”那樣采用祈使、請(qǐng)求等句式。
接到“報(bào)告”后，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可以批復(fù)，也可以不批復(fù)。一般情況下，不需要批復(fù)。由于“報(bào)告”是互通情況的文件，因此，在“報(bào)告”的結(jié)尾，一般不必寫(xiě)上“以上報(bào)告當(dāng)否，請(qǐng)指示”等字樣，而可以寫(xiě)上“專(zhuān)此報(bào)告”“請(qǐng)審閱”等字樣。
不再寫(xiě)“請(qǐng)示報(bào)告”式公文
從以上的分析我們可以了解到，“請(qǐng)示”與“報(bào)告”是兩種不同的公文，有著不同的目的、不同的用途。
據(jù)此，我們可以得出以下幾點(diǎn)結(jié)論：
a、“請(qǐng)示”是下級(jí)向上級(jí)請(qǐng)求指導(dǎo)、批準(zhǔn)的公文，上級(jí)接文后要給予批復(fù)。“報(bào)告”是下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作，反映情況、提出建議，供上級(jí)了解情況。上級(jí)接文后，不一定給予批復(fù)。
b、“請(qǐng)示”一文一事，內(nèi)容明確?！皥?bào)告”內(nèi)容較廣泛，反映多方面情況，但不能在報(bào)告中寫(xiě)入請(qǐng)示事項(xiàng)。
c、“請(qǐng)示”的寫(xiě)作呈事前性?！皥?bào)告”的寫(xiě)作呈事后性。
d、“請(qǐng)示”時(shí)間緊迫，行文較短?！皥?bào)告”行文較長(zhǎng)，時(shí)間性要求一般。
明白了上述a、b、c、d這些基本規(guī)則后，就知道兩者不能混用，也就不會(huì)寫(xiě)出“請(qǐng)示報(bào)告”式的公文了。
（作者系人民日?qǐng)?bào)海外版原培訓(xùn)部主任）
