作為學(xué)校的行政中樞，辦公室處于承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外、溝通各方的重要地位。當(dāng)前，做好辦公室工作，必須緊緊圍繞學(xué)校中心工作，把握辦公室工作的內(nèi)在規(guī)律，大力推進精細化、規(guī)范化管理，加強自身建設(shè)，增強創(chuàng)新意識，使辦公室各項工作的流程更加優(yōu)化，職責(zé)更加明晰，考核更加科學(xué)，制度更加嚴(yán)密，督辦更加有力，從而使辦公室工作服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和師生的績效更加顯著。
　　一、深入推進辦公室精細化、規(guī)范化管理的必要性（一）深入推進精細化、規(guī)范化管理是辦公室職能的內(nèi)在要求辦公室的主要職能是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為學(xué)校中心工作服務(wù)、為廣大師生員工服務(wù)，地位非常重要，其職能作用發(fā)揮得如何，在一定程度上影響著學(xué)校工作的成效。辦公室的特殊職能決定了辦公室工作具有以下幾方面的特點：一是工作任務(wù)重、事情雜。辦公室不僅承擔(dān)著大量的文稿起草、綜合協(xié)調(diào)、會議籌備、信息反饋、督辦檢查、接待安排等日常性的工作任務(wù)，同時，還要承擔(dān)許多臨時性、應(yīng)急性和額外性的任務(wù)，經(jīng)常是上班先到、下班后走。二是工作難度大、要求高。如在參與行政管理方面，由于辦公室人員大量時間陷入在事務(wù)性工作中，深入實際不夠、調(diào)查研究不足、分析問題不透，無法為領(lǐng)導(dǎo)及時、準(zhǔn)確、全面地提供調(diào)研材料，參謀和助手的作用發(fā)揮有限。三是工作影響面廣、責(zé)任大。
　　“辦公室工作無小事”，一旦把握不好，處理不當(dāng)，就可能小事變大事，甚至影響領(lǐng)導(dǎo)的威信，影響單位的形象。辦公室工作的上述特點，決定了辦公室工作必須走科學(xué)化、精細化、規(guī)范化的道路，力爭“在被動中求主動、在無序中求有序、在務(wù)實中求精細”。
　?。ǘ┥钊胪七M精細化、規(guī)范化管理是提高辦公室工作質(zhì)效的主要途徑長期以來，在單位領(lǐng)導(dǎo)的正確指導(dǎo)下，在各部門和廣大師生的支持下，辦公室在參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)等方面都處于較高水準(zhǔn)。但要站在更高層次上以更高標(biāo)準(zhǔn)來衡量，辦公室的工作還存在一些問題和不足：疏于政務(wù)、忙于事務(wù)；疏于管理、責(zé)任淡化；疏于服務(wù)、忙于應(yīng)付；疏于學(xué)習(xí)、安于現(xiàn)狀。當(dāng)前，只有全面、深入推進科學(xué)化、精細化管理，才能有效解決目前辦公室工作中存在的流程不優(yōu)、崗責(zé)不細、職能不順、落實不夠等問題，不斷提高辦公室工作的整體效能，確保各項工作高效優(yōu)質(zhì)、運轉(zhuǎn)靈活、管理有序，更好地為廣大師生服務(wù)。
　　二、深入推進辦公室工作精細化、規(guī)范化管理的措施（一）更新觀念，提高認識“天下大事，必做于細”。一方面，辦公室同志必須牢固樹立“細節(jié)決定成敗”的意識，把重視細節(jié)作為一種素質(zhì)，一種修養(yǎng)，一種工作態(tài)度，增強工作的自覺性、及時性、細致性、創(chuàng)造性、有效性，力爭每項工作都嚴(yán)謹、細致、準(zhǔn)確，要努力實現(xiàn)“六個不讓”，即不讓領(lǐng)導(dǎo)交辦的事在自己這里延誤、不讓傳遞的公文在自己這里中斷、不讓辦理的文件在自己這里積壓、不讓各種差錯在自己這里發(fā)生、不讓前來辦事的師生在自己這里受到冷落、不讓辦公室的形象在自己這里受損。要努力做到“三個一點”，即常規(guī)的事，思路超前一點；急辦的事，步伐加快一點；敏感的事，考慮周全一點。另一方面，要戒除三種行為，即遇事怕麻煩、辦事憑經(jīng)驗、處事不冷靜，無論是辦文、辦會還是辦事，都要增強責(zé)任意識、創(chuàng)新意識和程序意識，不因事小而不為，不因事雜而亂為，不因事急而盲為，不因事難而怕為。
　?。ǘ┟鞔_職責(zé)，細化流程首先，要依職能辦事。辦公室的主要職責(zé)，概括起來就是“履行六大職能，搞好六項服務(wù)”，即履行參謀職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)；履行協(xié)調(diào)職能，為推動全局服務(wù)；履行把關(guān)職能，為中心工作服務(wù)；履行宣傳職能，為學(xué)校形象服務(wù)；履行督辦職能，為政令暢通服務(wù)；履行保障職能，為機關(guān)運轉(zhuǎn)服務(wù)。要將辦公室的各項職能逐項分解到各系列、各環(huán)節(jié)、各崗位，明確“干什么”、“怎么干”、“干得怎么樣”、“干錯了怎么辦”，確保崗位職責(zé)精細化；按規(guī)章辦事，按程序運作，按規(guī)程服務(wù)，既不越位，也不缺位，確保行使責(zé)權(quán)規(guī)范化。
　　其次，要按流程辦事。要按照程序精簡、環(huán)節(jié)順暢、責(zé)任明確、標(biāo)準(zhǔn)細化的基本要求，優(yōu)化辦公室各項工作流程。辦公室的核心職能是輔助決策，要以決策的形成、實施、反饋、評估、完善為導(dǎo)向，抓住決策前的調(diào)查研究，決策中的對策建議，決策后的督查評估反饋等主要環(huán)節(jié)來設(shè)計工作流程。同時，要逐項建立信息調(diào)研、公文運轉(zhuǎn)、秘書事務(wù)、督辦檢查、新聞宣傳、會議管理、日常接待、信訪處理、網(wǎng)站管理和校園文化建設(shè)等各方面工作的具體流程，做到環(huán)環(huán)相扣、互促互動。
　　第三，靠協(xié)調(diào)成事。行政管理中許多工作都歸口辦公室管理，但又要靠各部門、各單位共同落實。因此，辦公室要正確定位，擺正位置，加強協(xié)作，形成協(xié)調(diào)配合、齊抓共管的工作格局。筆者認為要做好以下“四個協(xié)調(diào)”：一是做好與領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)。及時領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，把領(lǐng)導(dǎo)安排的工作準(zhǔn)確及時地安排、布置、貫徹下去。二是做好與上級機關(guān)的協(xié)調(diào)。對上級機關(guān)的發(fā)文、通知、安排，及時向校領(lǐng)導(dǎo)匯報，在當(dāng)好“參謀”的前提下，及早拿出思路和方案。三是做好與其它部門、單位之間的協(xié)調(diào)。在工作中，由于各部門、單位之間的工作側(cè)重點和工作要求不同，不可避免的會產(chǎn)生一些不同的意見，辦公室要主動做好協(xié)調(diào)工作，本著求同存異、顧全大局的原則，及時協(xié)調(diào)解決。需要領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào)解決的問題，及時請示匯報，做到既解決問題，又尊重各方面的意見。四是做好與地方單位及校外部門之間的協(xié)調(diào)。
　　（三）完善制度，強化考核要對辦文、辦事、辦會、接訪、督辦等工作規(guī)章制度不斷進行修訂、補充和完善，形成規(guī)范化的制度體系，堅持用制度來約束行為，規(guī)范工作運轉(zhuǎn)，使辦公室工作切實做到有章可循、井然有序、周密嚴(yán)謹。重點要建立和完善以下兩項制度：
　　首先，建立工作日志制度。通過建立工作日志，提高辦公室同志統(tǒng)籌安排工作的能力和科學(xué)利用時間的水平，減少疏漏，杜絕重大失誤。一是日常事務(wù)日志。對相關(guān)部門間業(yè)務(wù)聯(lián)系的工作，外來會議通知，領(lǐng)導(dǎo)干部外出、干部出差、參觀、學(xué)習(xí)、考察等日常事項，建立專門日志，工作完成后，存檔備案，以備查詢。二是建立個人工作日志。每個辦公室人員都建立自己的個人工作日志，便于經(jīng)常性地了解和及時推進各自職責(zé)范圍內(nèi)的工作。三是建立臨時工作日志。對領(lǐng)導(dǎo)交辦或其他部門、單位請求協(xié)助的臨時性工作建立日志，留存記錄，防止安排的工作多了，顧此失彼。
　　第二，完善考核制度。嚴(yán)格實行定崗、定責(zé)和目標(biāo)管理。根據(jù)崗位職責(zé)將辦公室內(nèi)部劃分為文秘、接待等考核小類，按各自所擔(dān)負的職責(zé)細化為日常性、階段性和臨時性任務(wù)目標(biāo)，明確完成時限、工作程序和具體要求，實行分工負責(zé)，責(zé)任量化考核。在考核過程中，要合理確定考核標(biāo)準(zhǔn)，對能夠量化的工作盡可能地設(shè)計量化指標(biāo)，對主觀因素較強、不容易量化的工作，應(yīng)當(dāng)設(shè)計必要的定性評價指標(biāo)。（作者單位：附屬中小學(xué)辦公室）